以前、下記の記事でチームでのタスクをSlackの「リスト」機能を使って管理する方法を紹介しました。リスト機能は、かゆい所に手が届く非常に良い機能で、チームでのタスク管理だけでなく、個人のタスクリストとしても優秀だと思っています。私がやっている個人のタスクリスト管理方法を紹介します。
（チーム編については、↓の記事をご覧下さい。）
はじめに： Slackを使い始めて感じた課題
「あのメッセージどこだっけ？」とすぐに見失う・忘れてしまう…
私の職場では、人数に対してやることが非常に多く、毎日もの凄い量のメッセージが飛び交っています。目的ごとにチャンネルが別れていますが、参加しているチャンネルは50個を超えており、色々なところから質問・依頼のメッセージが飛んできます。
そうなると よく起きるのは、自分が何か返事や対応をしなければいけないメッセージがすぐに埋もれて、見失ってしまうことです。スレッドが流れて行ってしまうと後から探すのも大変、そうこうしているうちに忘れてしまって、相手から催促の連絡をもらったり、対応期日が過ぎてしまってから慌てて対応する という事態になってしまいます。
同じ職場のメンバー等、関係が近い人ならば謝れば済むかもしれませんが、他部署や取引先の相手との間では、相迷惑をかけると信用が傷つき、今後の仕事に支障をきたす可能性があるので注意が必要です。
「ブックマーク」を駆使するが、すぐに埋もれてしまう…
特定のメッセージをすぐに見られるように保存しておく機能として「ブックマーク」がありました。ブックマークしたメッセージは、「後で」タブに表示されるようになるので、チャンネルやDMの中から探すよりも早く見つけられます。
しかし、これでも問題がありました。ブックマークするメッセージが多すぎて、ブックマークの中ですぐに埋もれてしまうのです。具体的なタスクがなくとも、「このメッセージ、後で見返したいな」というときも気軽にブックマークをするので、1日10件以上新規にブックマークすることは普通です。すると古いものはどんどん埋もれていき、何があったのかわからなくなっていきます。
また、タスク管理では、タスクをカテゴリ分けしたり、優先度やタスクの詳細や内容メモを一緒に付けたりしたいもの。しかし「ブックマーク」は あくまで「メッセージを見つけやすいように保存する機能」であるので、そこに登録されたものに対して、優先度をつけたり、テキストでメモを加えたりはできません。そのため、ブックマーク機能だけでタスク管理は厳しいと感じました。
A4の大学ノートに手書きでタスクリストを作っていました
管理したいタスクはSlackで来たメッセージ契機のものだけではありません。メールで依頼が来るものや口頭で言われるもの、ある作業から派生して「これも必要だな」と自分自身で思いつくもの等もあります。それらを一元管理する方法を考えて、Excelの表を作る等色々試しましたが、使いやすいと思える方法が見つからず、中でも一番良かったA4の大学ノートにリメモする方法を取っていました。
アナログな方法で、これはこれで、Excelファイルなどを開く手数がない分すぐにメモできる、手で文字を書くことで頭の整理ができて良い面もあったのですが、やはり紙のノートでは一度書いたことを消して書き直すことが大変で、状況や優先度が日々変わるタスク管理をするには限界を感じ、「パソコン上で一元管理できる仕組みがあれば良いのに…」と ずっと思っていました。
そんな時に、Slackでリスト機能が搭載されたことを知り、試しに使ってみると、かゆいところに手が届く感じでとても良く、これならSlack上で一元管理できると思いました。今では、A4ノートは咄嗟のメモや頭の整理用に書くだけで、タスク管理はSlackに一本化できています。
個人のタスクリストの作り方
具体的にどのようなリストを作るのか、使い方について説明していきます。
リスト機能の細かい操作方法は本記事では省略します。チーム編の記事で書いているので、そちらをご覧下さい。
リストの全体像
最終的なリストのイメージは↓です。
このリストは↓のフィールドを持ちます。
| フィールド名 | フィールドタイプ | 使い方 |
|---|---|---|
| タスク | テキスト | ・どんなタスクか？概要を書く ・手入力、またはメッセージをリストに追加（後述）によって自動入力される |
| Message | メッセージ | メッセージをリストに追加（後述）によって自動入力される |
| 優先度 | カテゴリ | タスクの優先度を入れて、並べ替えに使用 |
| メモ | テキスト | タスクについての補足、現在の状況、期日等をメモする |
| メンバー | メンバー | メッセージをリストに追加（後述）によって自動入力させる |
「優先度」フィールドは↓のようなカテゴリ要素を作成しておきます。このフィールドを使って後でタスクの並べ変えをするので、要素の並び順がポイントです。個人の好みで順番は変えて頂いても良いですが、私のおすすめはこの順番です。
また、デフォルトの値に「未振り分け」を設定しておくのがポイントです。タスクは発生したら忘れないうちにに、できるだけ早くリストに登録することが望ましいです。優先度付けは他のタスクと比較して決まるので、タスクが発生する度にそこまで考えていると時間がかかります。
そういうときは、とりあえず登録しておき、優先度付けは後でするのがおすすめです。そうしたときに、優先度付けがまだのタスクが一目でわかるようになるので便利です。
各要素の意味・使い方を↓の表にまとめます。
| 要素 | 意味・使い方 |
|---|---|
| 待ち | 一旦自分の作業は完了して、依頼元に戻しており、相手からの連絡待ちのときなど、「一時的に自分の手から離れているが、まだ完了とは言えない」タスクに設定する。 こういう類のものは、タスクリストから消すのではなく、専用のステータスで管理することで、自分の関わっているタスクの全量が把握しやすくなります。 |
| 未振り分け | リストに追加したときのデフォルト値として設定する。 他タスクと比較して優先度の整理ができていないタスクをわかりやすくする。 |
| 次にやる | 優先度高 の中から、「次にやる」と決めたものに設定する。 優先度高のタスクが複数ある場合、その中でも今から作業するものはどれか？をはっきりさせることで、頭の整理がしやすくなります。 |
| 高 | 優先度が高く、早く処理した方が良いタスク。 |
| 中 | 優先度が「高」より低いタスクに設定する。 イメージとして、少々着手が遅くなっても良いもの。 |
| 低 | 優先度が「中」より低いタスクに設定する。 イメージとして、時間に余裕があるときにやれば良いもの。 |
| 保留 | すぐにやる必要がなく、もしかするとやらなくて良くなるかもしれないタスクに設定する。 イメージとして、本当に必要かどうかは検討中だが、「そういう件あったな」と存在は覚えておきたいもの。 |
| クローズ | 作業が完了したもに設定する。 完了したタスクは、リストから消すのではなく、クローズというステータスで管理しておくことで、後から経緯を振り返りたくなったときに見られますし、追加作業が必要になったときは再オープンできるので便利です。 |
そして、並び替えで、優先度フィールド：昇順 を設定し、それをビューに保存しておきます。今後は基本的にこのビューを使います。
（↓の例では、優先度順 という名前のビューで保存しています。）
使い方① タスクを手入力する
一番シンプルな方法です。やらなければいけないタスクが発生したら「タスク」フィールドに手で入力します。
「優先度」フィールドには、必ず何らかの値をセットします。
「メモ」フィールドには、必要に応じてタスクの補足説明や今の状況等を書くようにします。
「メンバー」フィールドには、そのタスクの関わる相手（誰かからの依頼であれば、依頼元の人）をセットしますが、自分だけで完結するタスクの場合は不要です。
使い方② Slackメッセージから、タスクをリストに追加する
Slackでメンバーから作業依頼があったとします。そのメッセージにカーソルを合わせると右上（ブックマークの隣）に「リストに追加…」というボタンがあるので、それを押します。
次の画面で追加するリストを選択します。
すると、リストの中に追加されます。タスクフィールドにはSlackのメッセージ、Messageフィールドには元メッセージへのリンク※、メンバーフィールドには元メッセージの送信者が自動で入力されます。
※Messageフィールドを押すと、元メッセージへ飛べるので便利です。
優先度フィールドは、最初に設定したように、デフォルトで「未振り分け」が入ります。とりあえずタスク登録だけしておいて、時間に余裕があるときにタスクの優先度付けをしたいときに、まだ優先度別に振り分けていないタスクが一目でわかるので便利です。
使い方③ 優先度を整理し、優先度フィールドの値を変えながらタスクを消化していく
リストに漏れなくタスクを登録しつつ、タスクを消化していきます。「優先度」フィールドの昇順で並び替えしているので、要素の並び順で上からタスクが並びます。この並び順は、私が日々使う中で改良を重ね、見やすい・使いやすいよ形を考えて決めました。
優先度フィールドが「待ち」のものは、一旦自分の手から離れているものの、相手から返事が返ってきたら次の作業が必要になる可能性があるので、存在を忘れないようにした方が良く、リストの一番上に並ぶようにしています。リストを上から順番に見ていくときに必ず目に入るので忘れないです。
優先度フィールドが「未振り分け」のものは、前述の通り優先度の整理がまだできていないので、早めに整理をした方が良いので、「待ち」に続いてリストの上の方に表示させて気づきやすくします。
優先度フィールドが「次にやる」のものは、文字通り、このリストの整理が終わった次の瞬間着手するタスクです。優先度が高いタスクは複数あると思いますが、人間はマルチタスク（複数のタスクを並行してやること）ができる脳の作りにはなっていません。無理して並行してやろうとしても逆に効率が悪くなるので、1つずつ集中して終わらせて行くことが重要です。（やればすぐ終わるようなタスクは、都度リストの優先度を更新するのも効率が悪いので、2,3個まとめて「次にやる」をセットするでも良いと思います。）
優先度フィールド「高」「中」「低」「保留」は、状況に応じて変えていきます。この値を変更することで、自動的に並び順が変わります。「次にやる」が一番最初で、リストの上から順番にタスクを消化していけば良いので、シンプルでわかりやすいです。
↓が優先度を変更したときの例です。左が変更前の状態で□で囲ったタスクの優先度を変更すると、右のようにタスクの並び順も自動的に変わります。
優先度を整理することで、常に「リストの上にあるものから順番にやれば良い」ということが明確になるので、どれからやろうか…と脳の余計なリソースを使わなくて良くなり、とても心地良いです。
使い方④ 完了したものは、優先度フィールドを「クローズ」にする
１つのタスクが完了したら、クローズにすることで、リストの一番下に並ぶようになります。クローズしたタスクは、基本見ることはなくなりますが、後から追加作業が必要になったり、経緯を見返したいことがあったりするので、リストから消すのではなく、後ろの目立たないところで残しておきます。
まとめ
Slackの「リスト」機能を使って個人のタスク管理をスマートに行う方法を紹介しました。この方法を採用することで、Slackメッセージで飛んできたタスクは見落としたまま埋もれてしまったり、忘れてしまったりすることを防ぐことができます。Slack以外の契機で発生したタスクもまとめて一元管理できますし、チームでのタスク管理方法と同じく非常におすすめの方法です。仕事上のタスク管理の方法を模索している方は、ぜひ試して見て下さい！
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